Zmorą każdego wielozadaniowego marketera jest sprawne i sensowne zarządzanie swoimi własnymi projektami. Przeszłam ścieżkę od kartki papieru z codziennym notowaniem listy zadań, po złożone i kompleksowe mapy cyfrowe prowadzące każdy projekt. W końcu postanowiłam zebrać wszystko w jednym artykule i przygotować moją subiektywną listę najciekawszych narzędzi do zarządzania projektami. Główne kryterium, jakimi się kierowałam to: intuicyjna obsługa, przyjemny interfejs, liczne integracje z innymi narzędziami. Zaczynamy!
Spis narzędzi:
Kto powinien sięgnąć po narzędzia do zarządzania projektami marketingowymi?
Wbrew pozorom, zarządzanie projektami nie jest domeną tylko project managerów. Projektem jest zasadaniczo wszystko w naszej pracy zawodowej, co wymaga planowania, egzekwowania i ewentualnych poprawek. Przykładowe projekty w marketingu to np. start nowej kampanii sezonowej, seria dedykowanych grafik dla klienta czy przygotowanie projektu komunikacji.
Poniżej przedstawiam moją listę narzędzi, które testowałam i używałam min. przez 3 miesiące. Nieustannie szukam nowych produktów i z wielką chęcią z nimi eksperymentuje, niemniej jednak te poniższe są moimi ulubionymi. Co ważne, nie uwzględniłam tutaj narzędzi do komunikacji takich jak Slack, Zoom czy Google Meet.
Narzędzia do zarządzania projektami
Na wstępie warto zaznaczyć, że naprawdę wiele bierze się z charakteru danego projektu. Inne narzędzia są potrzebne przy grupie osób na różnych stanowiskach, po inne programy sięgniemy do własnych celów a jeszcze inne wybierzemy do zarządzania agencją bądź własną firmą. O ile swoje własne projekty możemy testować na wielu różnych narzędziach, o tyle w firmie raczej nie uda się wywracać do góry nogami wszystkich procesów co tydzień, aby sprawdzić nowe narzędzie. Dlatego warto zrobić solidny reserach i sprawdzić, które narzędzie najleoiej odpowiada na Twoje potrzeby.
Asana
Narzędzie w którym zakochałam się bezgranicznie, kiedy pracowałam w innych agencjach marketingowych. Kocham schematy, struktury i przejrzyste procesy, a Asana ma w sobie właśnie to wszystko. Pozwala na proste przypisywanie zadań między sobą, tworzenie sekcji, podzadań a nawet dat ostaecznego dostarczenia projektu. Jest bezpłatna dla małych zespołów, a wersja płatna ma naprawdę zaawansowane funckje, jak np. wykresy Gantta czy tabele do zarządzania Kanban. Całe narzędzie jest utrzymane w duchu zarządzania metodą Agile, ale da się w nim względnie łatwo połapać i naprawdę szybko nauczyć.
Zalety:
- Asana jest intuicyjna i łatwa do nauki, z czystym, prostym interfejsem.
- Oferuje różnorodność trybów widoku, takich jak listy, kalendarze, tablice Kanban, które ułatwiają zarządzanie projektami.
- Pozwala na automatyzację zadań, co zwiększa efektywność procesów.
- Zapewnia dobrą integrację z wieloma innymi narzędziami, takimi jak Slack, Google Drive, Dropbox itp.
- Umożliwia dodawanie klientów do wybranych projektów.
Wady:
- Może być droga dla dużych zespołów.
- Niektóre funkcje, takie jak raporty zaawansowane, są dostępne tylko w płatnej wersji.
- Tylko jedna osoba może być właścicielem jednego zadania.
Trello
Narzędziem łudząco podobnym do tabeli Kanban z Asany, jest właśnie Trello. Było to pierwsze narzędzie z którym się zetknęłam, na swojej ścieżce zawodowej w marketingu. Jest naprawdę proste i opiera się na trzech kartach: Do zrobienia, W trakcie, Zrobione. I oto cała filozofia. Dla sprganionych większych projektów, Trello oferuje naprawdę intuicyjne funkcje takie jak listy zadań, dodawanie plików czy linków do podglądu. Zajmuje to trochę czasu, aby stworzyć solidną tablicę do dalszej współpracy, ale myślę że to narzędzie jest naprawdę warte uwagi. W moim odczuciu Trello jest trochę za proste, ale za to kochają je wszyscy wykonujący zawody kreatywne.
Zalety:
- Trello ma prosty i intuicyjny interfejs, co czyni go łatwym w użyciu.
- Oferuje metodykę Kanban, co czyni go idealnym do zarządzania workflow.
- Jest darmowy dla małych zespołów z ograniczonymi potrzebami.
- Domyślnie stworzona jest pierwsza, prosta tablica i gotowa do użycia.
Wady:
- Trello może być zbyt proste dla skomplikowanych projektów, które wymagają zaawansowanych funkcji zarządzania projektami.
- Integracja z innymi narzędziami nie zawsze jest płynna.
Miro
Jeśli kochasz przyklejane karteczki, zakreślanie tekstu na papierze i kolorowe długopisy, wyróżniające tekst, Miro jest właśnie dla Ciebie. Uwielbiam je do pracy z dużymi zespołami czy grupą studentów. Miro angażuje absolutnie wszystkich, jest interaktywe a naprawdę bogata oferta szablonów sprawia, że niemal każdy projekt ma już swoją wersją na start. I tak w Miro stworzysz listę zadań z podziałem na tygodnie, opracujesz biznesplan, stworzyć personę marketingową a nawet rozrysujesz mapę komunikacji w firmie. Nawet przy zerowych umiejętnościach graficznych, Miro jest zachwycającym narzędziem, które naprawdę jest od razu gotowe do pracy. W wersji darmowej bezpłatne są pierwsze 3 projekty.
Zalety:
- Miro jest doskonałym narzędziem do wizualizacji, mapowania myśli i pracy zespołowej.
- Oferuje szeroki zakres szablonów do różnych celów, takich jak brainstorming, diagramy przepływu itp.
Wady:
- Miro ma stosunkowo stromą krzywą uczenia się dla nowych użytkowników.
- Niektóre funkcje, takie jak współpraca w czasie rzeczywistym, mogą być nieco ograniczone.
Notion
Na fali ogromengo entuzjazmu względem Notion, postanowiłam się całkowicie przesiąść na to narzędzie. Kuszona wizją wspaniałych notatek, estetycznych planów i tablic, ochoczo zajęłam się do przenoszenia wszystkich projektów z Asany, aby maksymalnie uprościć moją codzienną pracę. Skupiłam się na liście codziennych i tygodniowych zadań, a także stworzeniu folderu per każdy klient z listą zadań. Finalnie ilość kolejnych stron, podstron, szablonów, wzorów i szablonów tak skutecznie mnie przygniotła, że naprawdę sama myśl o projekcie w Notion mnie zniechęca. Czy to oznacza, że to narzędzie nie powinno znaleźć się w tym zestawieniu? Uważam, że Notion to jedno z lepszych narzędzi do zarządzania projektami, ale trzeba poświęcić bardzo dużo czasu na jego solidne ułożenie. Ilość szablonów i dobrych praktyk jest tak ogromna, że naprawdę nie warto zaczynać od wszystkiego a rozwijać projekt krok po kroku i skupić się na głównym celu. Zatem polecam, ale tylko dla wytrwałych, którzy przetrwają pierwsze tygodnie i wypracowanie swoich projektów.
Zalety:
- Notion to wszechstronne narzędzie, które integruje notatki, bazy danych, kanban, wiki i inne w jednym miejscu.
- Jego elastyczność pozwala użytkownikom dostosować narzędzie do swoich konkretnych potrzeb.
Wady:
- Ta sama elastyczność, która czyni Notion potężnym, może być dla niektórych użytkowników przytłaczająca.
- Integracje z innymi narzędziami nie są tak rozbudowane jak w innych aplikacjach do zarządzania projektami.
Jira
Ukochane narzędzie korporacji, ktore koniecznie musiało zabłyszczeć w moim zestawieniu. Niech rzuci ticketem ten, kto nigdy nie stał w kolejce z zadaniem w Jirze. Narzędzie to nie bez przyczyny jest określane pieszczotliwie w języku polskim „zdzira”. Jeśli chcesz pokazać wszystkim, jak ciężko pracujesz, koniecznie zadbaj o regularne przerzucanie zadań z jednego kafelka na drugi. Co więcej, wiele korporacji albo coachów zawodowych, właśnie na bazie tego narzędzia ocenia, jak skutecznie pracownicy wykonują swoje zadania. No cóż, korporacje rządzą się swoimi prawami. Ale po tym miłym wstępie, do rzeczy. Jak wykorzystałam Jira w swoich projektach? Lubię być dobrze zorganizowana i spisywać swoje zadania każdego dnia zgodnie z listą priorytetów. Jira skutecznie to ułatwia, a do tego od razu dodaje zadania do tzw. „sprintów”, które są skuteczną formą zarządzania w branży IT. Okazało się, że w marketingu też mogą się nieźle sprawdzić, ale oceniam, że pełen potencjał tego narzędzia można wykorzystać dopiero przy dużych zespołach rozproszonych.
Zalety:
- Jira jest wyjątkowo silnym narzędziem do zarządzania projektami, szczególnie dla zespołów agile i scrum.
- Oferuje zaawansowane funkcje śledzenia błędów i zarządzania projektami.
- Dedykowana dla zespołów IT.
Wady:
- Jira ma dość stromą krzywą uczenia się i może być trudna w użyciu dla osób, które nie są zaznajomione z metodologią Agile.
- Czasami może być skomplikowana w konfiguracji i utrzymaniu.
Loom
Narzędzie, na punkcie którego dosłownie oszalałam z zachwytu. Od czasów pracy zdalnej, regularnie komunikuję się z klientami i tłumaczę rozmaite narzędzia, funkcje bądź zadania. Zamiast rozpisywać maila na 25 stron jak dodać np. nowego użytkownika do Google Analytics, po prostu nagrywam instrukcję video i tłumaczę to krok po kroku w trakcie 2 minut. Idealne i niemal bez wad, szczególnie dla marketerów, którzy chcą szybko rozwiązać temat. Loom nie oferuje jednak edycji tych filmów, co ponownie nie powinno być problemem przy prostych zadaniach.
Zalety:
- Loom umożliwia szybkie tworzenie i udostępnianie nagrań wideo, co jest bardzo pomocne dla zdalnej współpracy.
- Intuicyjny i łatwy w użyciu.
Wady:
- Nie oferuje zaawansowanych funkcji edycji wideo.
- Ograniczenia w darmowej wersji mogą być frustrujące dla intensywnych użytkowników.
StickyNotes
Na ostatnim miejscu w moim zestawieniu ląduje moje odkrycie sprzed kilku lat, niestety tylko w formie aplikacji mobilnej. StickyNotes dosłownie ogarnęło moje chaotyczne notatki, które wrzucałam bez ładu i składu w swoim telefonie. Wykorzystuję te aplikacje wtedy, kiedy akurat nie pracuje a przychodzi mi do głowy pomysł, który chce zapisać. Podobnie działa kiedy uczę się słówek w języku obcym lub robię burzę mózgów aby generować nowe tematy lub pomysły. Proste grupowanie w foldery, kolorowe karteczki i funkcja przypinania tych najważńiejszych myśli. Swoją drogą, napisałam swoją książkę, właśnie korzystając ze StickyNotes. Na spacerze zawsze coś przychodziło mi do głowy i od razu wrzucałam to w wirutalną karteczkę.
Zalety:
- StickyNotes jest prostym i łatwym w użyciu narzędziem do tworzenia szybkich notatek i przypomnień.
- Umożliwia grupowanie notatek w foldery na kolorowych karteczkach.
Wady:
- Jest to narzędzie dość podstawowe, które nie oferuje zaawansowanych funkcji zarządzania projektami.
- Brak opcji współpracy z innymi użytkownikami.
- Dostępne tylko jako aplikacja mobilna.
Inne typy narzędzi, które mnie ciekawią
Powyżej ujęłam tylko te 7 narzędzi, które naprawdę służą do kompleksowego zarządzania w mniejszej bądź większej skali. W trakcie pisania przyszło mi do głowy jednak, że nie tylko to wpływa na efekt końcowy projektu bądź dostarczonego zadania. Poniżej bonusowa lista programów, ktore także mnie ciekawią i pomagają w lepszym ułożeniu pracy. Z niemal wszystkich korzystam, oprócz Figmy która nieustannie mnie zachywca swoimi możliwościami, ale mam zerowe umiejętności graficzne bay to wykorzystać.
- Pomodorro – ułatwia skupienie w cyklach po 25 minut
- Momentum – otwiera pustą kartę w przeglądarce, aby skupić się na jednej rzeczy
- Kill My Newsfeed – wyłącza newsfeed w mediach społecznościowych, ale nadal można korzystać np. z Facebook Ads Managera
- Freeform – zarządzanie projektami od Apple
- Figma – wizualizacja projektów UX
Podsumowanie
Zarządzanie projektami marketingowymi to nieodłączna część pracy. Przesuwanie zadań, ustalanie ich priorytetów, nadawanie wagi czy po prostu planowanie, to dosyć żmudna robota. W tym celu najlepiej sprawdzić przedstawione przeze mnie narzędzia, ale finalnie zdecydowanie znaleźć to najbardziej pasujące. A może zabrakło w moim zestawieniu Twojego ulubionego narzędzia? Podziel się w komentarzu!